Miten varoitus annetaan? Vinkit työnantajalle

Työtä tehdään työnantajan ohjeiden ja määräysten mukaan useimmiten työnantajan tiloissa työnantajan välineillä. Mutta aina ohjeet ja määräykset työpaikalla eivät toteudu. Silloin ohjeita rikkovaa työntekijää, oli hän millä hierarkian tasolla tahansa, on syytä varoittaa ja ohjata toimimaan oikein. Ei kuitenkaan kannata unohtaa työntekijän kohtaamista inhimillisellä tasolla, vaikka tunteet kävisivätkin kuumina.

Mistä asioista varoitus voidaan antaa?

Työnantajalla on oikeus odottaa työntekijältä sitä, että työntekijä toimii ohjeiden, määräysten ja pelisääntöjen mukaisesti. Työntekijällä taas on oikeus saada perehdytys työtehtäviin, jotta hän tietää, miten tulee toimia ja mitä häneltä odotetaan.

Varoituksen antamisen syynä voivat olla esimerkiksi:

• useat poissaolot työstä ilman sairauslomatodistusta
• työaikojen noudattamatta jättäminen, myöhästely tai liian pitkien kahvitaukojen tai ruokatuntien pitäminen
• huolimattomuus työssä
• työnantajan antamien ohjeiden tai määräysten noudattamatta jättäminen
• tietynlaiset sosiaalisen median postaukset
• määrällisesti tai laadullisesti huono työtulos.

Huomautus, suullinen varoitus vai kirjallinen varoitus?

Kun rikkomus tai virhe on tapahtunut, on työntekijälle syytä antaa mahdollisuus selitykseen.  Ehkä tapahtunut asia on ollut inhimillinen virhe tai vahinko, ehkä kyseessä onkin toistuva sääntöjä rikkova tapa. Työntekijälle on annettava mahdollisuus kertoa oma käsityksensä asiassa. Varoitusta ei saa antaa kesken työvuoron, vaan sille on varattava erillinen aika.

Työnantajan täytyy työntekijän rikkeen tai käyttäytymisen perusteella pohtia, mikä on rikkeen vakavuus ja minkä tasoinen huomautus tai varoitus tapahtuneen vuoksi tulee kysymykseen. Riittääkö tilanteessa kenties vain puheeksi ottaminen? Huomautus on rangaistuksista kevein vaihtoehto, ja sen tarkoituksena on kiinnittää työntekijän huomio oikeanlaiseen käyttäytymiseen. Huomautus voi olla suullinen tai kirjallinen. Suullinen varoitus on huomautusta vähän järeämpi toimenpide, ja kirjallinen järein vaihtoehto. Ei siis ammuta kärpästä haulikolla! Työantajan on syytä toimia aina samalla tavalla varoitustilanteissa. Koeaikapurku voi aina tapahtua ilman varoitusta. 

Varoitus vai potkut?

Työsopimuslain mukaan, jos kyseessä on niin vakava rikkomus, että työnantajalta ei voida edellyttää työsopimuksen jatkamista, ei varoitusta tarvitse erikseen antaa. Esimerkkejä tilanteista, joissa työsopimuksen voi purkaa heti ovat mm. tilanne, jossa työntekijä törkeästi vaarantaa työturvallisuutta, käyttäytyy väkivaltaisesti tai syyllistyy epärehellisyyteen. Päihteiden väärinkäyttötilanne, eli työntekijä tulee töihin humalassa, ei suoraan ole purkuperuste vaan varoituksen paikka, ja tällaisen työntekijän osalta on syytä hoitoonohjaus työterveyteen.

Montako kertaa pitää antaa varoitus ennen potkuja?

Työsopimuslaissa ei ole määritelty tarkasti varoitusten lukumäärää. Irtisanomiskynnyksen täyttymiseen voi riittää yksi varoitus, jos kyse on vakavasta rikkomuksesta. Lievemmissä tapauksissa saattaa irtisanomiskynnyksen ylittyminen edellyttää kahden tai useammankin varoituksen antamista. Molemmat, sekä suullinen että kirjallinen varoitus lasketaan. Tärkeää on se, kuinka pitkä aika varoitusten välillä on ollut, sillä varoitus "vanhenee" noin vuodessa. Vanhenemisen osalta otetaan huomioon rikkomuksen vakavuus: mitä vakavampi teko, sitä pidempään varoitus on voimassa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että mikäli varoituksen antamisesta on kulunut jo yli vuosi, ei edellistä varoitusta enää oteta huomioon, kun mietitään, onko työntekijä syytä irtisanoa. Tällöin lähdetään puhtaalta pöydältä taas.

Miten varoituksen antamisen hetkellä on syytä toimia?

1. Varataan varoituksen antamiselle erityinen aika, jonne työntekijä kutsutaan. Kutsussa on syytä kertoa, mistä on kysymys ja antaa mahdollisuus ottaa luottamusmies matkaan.
2. Tilaisuudessa on syytä kirjata muistioon seuraavat asiat:

• Käydään varoitukseen johtanut tilanne konkreettisesti läpi: mitä tapahtui, miten työntekijä toimi ja selvitetään ne velvollisuudet, joita työntekijä on rikkonut.
• Työntekijällä on oikeus uudelleen kertoa oma käsityksensä asiasta ja kirjataan se muistioon.
• Käydään läpi varoituksen antamisen perusteet, mikä varoitus tarkoittaa ja käydään läpi selkeät vaatimukset käyttäytymisestä tulevaisuudessa sovittujen sääntöjen mukaisesti.
• Käydään läpi ne seuraukset, jotka toteutuvat, mikäli rikkomus tai rikkomukset toistuvat.
• Otetaan muistioon osapuolten allekirjoitukset osoitukseksi siitä, että työntekijä on saanut varoituksen, vaikka kyseessä olisi suullinen varoitus. Mikäli työsuhde halutaan päättää toistuvien laiminlyöntien vuoksi, tulee työnantajan pystyä osoittamaan, että varoitus on annettu. Työntekijän allekirjoitus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työntekijä olisi hyväksynyt varoituksessa esille tuodut seikat oikeiksi.

Varoitusta ei voi erikseen riitauttaa oikeudessa. Varoituksen peruste tulee arvioitavaksi vasta mahdollisen irtisanomisen perusteita arvioitaessa. Työntekijä voi erikseen kirjallisesti ja perustelut esittäen ilmoittaa, että varoitus on työntekijän mielestä aiheeton. Tällaisella ilmoituksella saattaa olla mahdollisen irtisanomisen riitautuksessa merkitystä, joten se on syytä huomioida.

Varoituksen antamiseen voi käyttää Työsuojeluhallinnon varoituslomaketta .

Katse eteenpäin

Varoituksen antamisella pyritään siis ohjaamaan työntekijän toimintaa sellaiseen, jota työnantaja odottaa. On siis paikallaan sopia, miten työntekijän toimintaa tullaan seuraamaan ja koska yhdessä käydään keskustelua siitä, miten työntekijällä toiminnan muutos on onnistunut. Seuranta on yksi varoituksen antamisen prosessin tärkeimpiä vaiheita. Vuorovaikutuksella ja osapuolten todellisella kohtaamisella useimmiten päästään tilanteesta yli niin, että mitään ei jää hampaan koloon.

Jos tiimissä tarvitaan pelisääntöjen läpikäyntiä, on se hyvä suorittaa yhteistyöllä niin, että varoituksen saanutta ei osoiteta sormella.