Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste Asiakasrekisteri

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä "Seloste") kertoo, kuinka Spesium Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietojasi tarjotessaan sinulle konsultointi-, laki- tai koulutuspalveluita "Palvelu" sekä vieraillessasi verkkosivuillamme tai kun kohdistamme sinuun markkinointi- tai myyntitoimenpiteitä. Palvelu saattaa sijaita yhdessä tai useammassa järjestelmässä. Spesium Oy ja sen työntekijät, yhteistyökumppanit ja sidosyritykset ovat sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilökohtaisia tietojasi. Spesium Oy ja noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä kansainvälisiä ja eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Kehitämme jatkuvasti palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn selosteen. Liiketoimintamme harjoittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

1 KUKA ON REKISTERINPITÄJÄ?

Henkilörekisterin nimi on Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Spesium Oy

Y-tunnus: 3393926-8

Osoite: Pyylahdentie 11 89600 Suomussalmi

Sähköposti: sanna.ranta@spesium.fi

Spesium Oy vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä noudattaen.

2 MISTÄ KERÄÄMME TIEDOT?

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet ollut yhteydessä meihin tai asioinut kanssamme, esimerkiksi kun osallistut koulutuksiimme, meillä on yhteinen toimeksiantosopimus tai otat meihin yhteyttä

• saadaan muista lähteistä soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, kuten Spesium Oy sosiaalisen median kanavista, kaupparekisteristä, väestötietojärjestelmästä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien yhteystietoja kerääviltä palveluntarjoajilta tai Postin osoitetietojärjestelmästä.

Asiakkaan perustiedot kerätään esimerkiksi toimeksiantosopimuksesta, rekisterinpitäjän palveluiden käytön yhteydessä tai rekisteröidyn suostumuksesta keräämällä.

3 MILLAISIA TIETOJA KERÄÄMME?

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Asiakkaiden perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutusosoite, asiointikieli
• Asiakasorganisaation käyttäjien ja pääkäyttäjien (asiakkaiden yhteyshenkilö) perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja suhde edustettuun yritykseen, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaation käynti-, laskutus- ja postitusosoite sekä asiointikieli
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja –kiellot sekä asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset
• Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt
• Potentiaaliset asiakkaat (prospektit): etunimi, sukunimi, organisaatio, titteli, puhelin, sähköposti, organisaation osoite ja kiinnostuksen kohteet
• Verkkosivujemme, sosiaalisen median kanaviemme ja palvelumme käytön yhteydessä syntyneet tai kerätyt henkilötiedot sekä evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla kerätyt tiedot
• Etäkoulutuksiin, onlinevalmennuksiin tai muihin livetapahtumiin osallistuessa videokuva ja ääni kameraa ja / tai mikrofonia päällä pidettäessä livetilaisuuden ajan. Onlinevalmennuksissa saatamme kirjata järjestelmäämme osallistujan valmennusta koskevat tavoitteet ja toiveet. Mikäli nauhoitamme livetilaisuuden, nauhoitteesta poistetaan kaikki osallistujan henkilötiedot.
• Ilmaiswebinaarien tai –tapahtumien, uutiskirjeen tilauksen tai muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden yhteydessä muut antamasi tiedot, kuten Palveluun liittyvät kiinnostuksen kohteesi
• Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

Spesium Oy voi yhdistää eri lähteistä keräämiään henkilötietoja tässä Selosteessa mainittuja tarkoituksia varten.

Sinun ei tarvitse antaa meille henkilötietoja, mutta tällöin palvelun tarjoaminen tai koulutuksiin osallistuminen ei välttämättä ole mahdollista.

4 MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME TIETOJA JA MITKÄ OVAT KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET?

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimeksiantojen tai koulutuksien toteuttamista, liiketoimintamme harjoittamista, asiakassuhteen hoitamista, palvelun kehittämistä ja muita asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten.

Käsittelemme henkilötietojasi ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle palvelujamme sekä hallitaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhdetta sinun ja meidän välillämme. Tämä pitää sisällään asiakasviestinnän, kuten tiedotteiden ja tapahtumakutsujen lähettämisen, asiakaspalvelun, sekä suoramarkkinointikieltojen ja muiden mahdollisten asiakaskohtaisten rajoitusten hallinnoinnin. Käsittelemme tietojasi myös laskutuksen hoitamiseen ja asiakassuhteen analysointiin. Keräämme myös asiakaskohtaisen palvelun käyttöraportointiin liittyviä toiminnallisia tietoja käyttäjän suorittamista koulutuksista, testeistä sekä sisällön tarkasteluista.

Näissä tilanteissa tietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täyttäminen tai oikeutettu etu. Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme käsitellä ja hallita ostojasi, tilauksiasi, maksujasi, tietopyyntöjäsi tai yhteydenottojasi tai voidaksemme tarjota sinulle palveluamme.

5 MARKKINOINTI JA MYYNTI

5.1 Olemassa oleva asiakas ja sivustolla kävijä

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme palvelustamme, koulutuksistamme, sisällöistä tai lisäpalveluista tai markkinoidaksemme sinulle kumppaniemme palveluita. Näissä tarkoituksissa käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella.

Lisäksi voimme kerätä tilasto- ja analytiikkatietoa sivustokäyttäytymisestäsi sekä käsitellä osto- ja katseluhistoriatietojasi tarjotaksemme sinulle kohdennettua viestintää ja markkinointimateriaalia sekä analysoidaksemme ja kehittääksemme palveluitamme. Voimme käyttää sivustostatistiikkaa myös asiakasryhmittelyyn myyntiprosessejamme varten. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käyttö perustuu suostumukseesi.

5.2 Prospekti

Mikäli et ole vielä asiakkaamme ja olet tilannut uutiskirjeemme tai olet osallistunut muihin markkinointikampanjoihimme tai –tilaisuuksiin, saatamme lähettää sinulle markkinointiviestintää palveluumme liittyen antamasi suostumuksen perusteella. Markkinoimme ja myymme palveluitamme myös oikeutetun edun perusteella, mikäli koemme palvelutuotteidemme sopivan sinulle työtehtäväsi ja asemasi perusteella. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin ja telemarkkinointiin sekä profilointiin.

Lisäksi voimme kerätä tilasto- ja analytiikkatietoa sivustokäyttäytymisestäsi Palvelussamme ja verkkosivuillamme. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käyttö perustuu suostumukseesi.

5.3 Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia, asiakaskyselyitä, mielipidetutkimuksia ja sisäistä raportointia varten sekä kehittääksemme palveluitamme.

Käsittelemme henkilötietojasi myös huolehtiaksemme palvelun ja verkkosivun tietoturvasta laadun parantamiseksi sekä palvelun, liitännäispalvelujen, järjestelmien, työkalujen ja prosessien testaamiseksi ja kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi, jos se on tarpeen petosten tai muun rikollisen toiminnan estämiseksi tai mahdollisiin kanteisiin ja vaatimuksiin vastaamiseksi.

Näissä tilanteissa tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

5.4 Muut tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutettujen etujen perusteella.

6 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja ohjeidemme mukaisesti. Tällaista käsittelyä voi olla esim. Spesium Oy myynti- ja markkinointitoimenpiteiden sekä koulutusten toteutuksen ulkoistaminen
• mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä tai liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
• kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
• mikäli koulutuspalvelu on tilattu esimerkiksi työnantajasi tai muun palvelun tilaajan toimesta, luovutamme suoritus- ja käyttötietojasi nimetyille yhteyshenkilöille raportoidaksemme Palvelun käytöstä organisaatiossa ja
• suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.

Spesium Oy ei luovuta tietoa EU:n tai ETA -alueen sisällä muihin valtioihin tai alueen ulkopuolelle.

7 EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme www.spesium.fi . Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten sekä verkkosivujemme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, kuten koostaaksemme verkkosivun käytöstä tilastoja ymmärtääksemme, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja näin parantaa käyttäjäkokemusta. Voimme käyttää evästeitä myös markkinoinnin kohdentamiseksi. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivujemme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojasi säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen ajan. Henkilötietojasi voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevien lakien sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, tai niin kauan kuin tämän rekisterin mukaiset käyttötarkoitukset ja osapuolten oikeudet ja velvoitteet sitä edellyttävät.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös myynti- ja markkinointitarkoituksiin ennen asiakassuhteen alkua tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen, mikäli tähän on olemassa laillinen oikeusperuste. Henkilötietosi poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, kuten profilointia voimassa olevien lakien edellyttämässä laajuudessa. Vastustaessasi suoramarkkinointia henkilötietojesi käsittely estetään siten, että niitä ei enää voida käyttää aktiivisesti suoramarkkinointiin. Tietojasi voidaan kuitenkin säilyttää siinä määrin kuin on tarpeen noudattaa kieltoa.

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä tarkastuspyynnön tai muun henkilötietoihisi kohdistuvan pyynnön osoitteeseen sanna.ranta@spesium.fi .Vastaamme pyyntöösi viipymättä, mutta viimeistään kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.

10 SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme jatkuvasti palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset astuvat voimaan, kun ne on julkaistu tällä sivulla. Saatamme muuttaa tietosuojaselostetta esimerkiksi silloin, kun lainsäädäntöön tai viranomaisohjeisiin tulee muutoksia.