Miten huomautus annetaan? Vinkit työnantajalle!

Keskustelu - huomautus - varoitus: millä tavoin kannattaa toimia, kun ns. sanomista työntekijän toiminnasta tulee? Mitä pitää ottaa huomioon ja missä tilanteissa huomautus on ajankohtainen? Johtavaksi langaksi kannattaa ottaa vuorovaikutus, sillä jo huomautuksella on negatiivinen vaikutus työntekijään. Huomautus jo itsessään aiheuttaa häpeää, joka hyvällä keskusteluyhteydellä saadaan muutettua positiiviseksi muutokseksi. Tarkoitus on kuitenkin pystyä työskentelemään yhdessä tulevaisuudessakin.

Mistä on kysymys?

Esihenkilön tulee huolehtia, että työntekijä saa perehdytyksessä tehtäviensä suorittamisen kannalta tarvittavat tiedot ja opastuksen. Jos työntekijän toimii annettujen ohjeiden vastaisesti, laiminlyö työtehtäviään tai toimii työpaikalla sääntöjen vastaisesti, pitää hänen kanssaan asiasta keskustella. Mikäli kyse on erehdyksestä tai siitä, ettei tiedä, miten tulisi toimia oikealla tavalla, esihenkilön on paikallaan antaa lisää perehdytystä työpaikan toimintatavoista ja työtehtävistä.

Jos väärin toimiminen jatkuu tai kysymys on siitä, että tietoa toimintatavoista ja pelisäännöistä on, mutta niitä ei jostain syystä noudateta, on syytä huomauttaa työntekijää asiasta. Huomautus on varoitusta kevyempi tapa oikaista työntekijän toimintaa oikeaan suuntaan eli huomautus ei ole varoitus. Huomautuksen voi tehdä joko suullisesti tai kirjallisesti. Käyttipä esihenkilö kumpaa tapaa tahansa, on se syytä dokumentoida, jos toimintaan joutuu puuttumaan myöhemminkin ja asian vakavuuden taso siirtyy varoituksen asteelle tai lopulta jopa irtisanomiseen. Kopio asiakirjasta pitää antaa myös työntekijälle.

Jos työpaikalla annetaan ensimmäisestä moitittavasta käyttäytymisestä suullinen huomautus, toisesta kirjallinen varoitus ja vasta sen jälkeen ryhdytään työsopimuksen päättämiseen, tulee työnantajan soveltaa tätä käytäntöä kaikkiin työntekijöihin.

Mistä asioista ja koska huomautus voidaan antaa?

Suullinen huomautus voidaan antaa, kun on sellaisesta rikkomuksesta, joka ei ole vakava, kuten esimerkiksi lyhytaikaisesta luvattomasta poissaolosta, epäasiallisesta käyttäytymisestä tai huonosta työtuloksesta.

Suullisen huomautuksen antaa työntekijän lähin esihenkilö eli se, joka on vastuussa työntekijöistä ja kyseessä olevan työn tekemisestä. Huomautuksen antamista varten ei tarvitse järjestää kuulemistilaisuutta, vaan se voidaan antaa vaikka välittömästi sen tapahtuman jälkeen, josta huomautus annetaan tai kun asia on tullut esihenkilön tietoon. Kannattaa huomioida, että huomautuksen antamista ei pidä venyttää pitkään tapahtuman jälkeen, vaikka tiettyä määräaikaa huomautuksen antamiselle ei olekaan.

Huomautuksen voimassaololle ei ole säädetty tarkkaa aikarajaa, vaan sen on katsottava olevan tilanteesta riippuen voimassa kohtuullisen ajan. Jos samasta asiasta joutuu huomauttamaan toisenkin kerran, kannattaa jo harkita sitä, onko varoituksen antamisen kynnys ylitetty.